Kongre Host-esi, kendi başına ve belirli bir süre içerisinde, kongre, seminer, toplantı vb. organizasyonlarda salon ve organizasyon alanlarını (stand) düzenleme, müşteri hizmetleri ve kayıt kabul işlemlerini yapma bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir. KONGRE HOST-ESİ'NİN YAPTIĞI GÖREV VE İŞLEMLER Kongre Host-esi, acentanın genel çalışma prensipleri doğrultusunda, araç, gereç ve ekipmanları etkin bir şekilde kullanarak, işçi sağlığı, iş güvenliği ve çevre koruma düzenlemelerine ve mesleğin verimlilik ve kalite gerekliliklerine uygun olarak, aşağıdaki görev ve işlemleri yerine getirir.
GÖREVLER
İŞLEMLER
A
İş İçin Hazırlık Yapmak
A01
Kişisel hazırlık yapmak
A02
Firmadan ürün ve iş hakkında bilgi almak
A03
Kırtasiye ve promosyon malzemelerini teslim almak
A04
Katılımcılara verilecek çantaları teslim almak
A05
Toplanan broşürleri tasnif etmek
A06
Malzemeleri kitlere yerleştirmek
A07
Form ve belgeleri teslim almak
B
Salon ve Sergileme Alanlarının (Stand) Düzenlemelerini Yapmak
B01
Yönlendirme levhalarını yerleştirmek
B02
Salonu kontrol etmek
B03
Konuşmacı isimliklerini yerleştirmek
B04
Ekipmanların çalışıp çalışmadığını kontrol etmek
B05
Ürünleri sergileme alanına yerleştirmek
B06
İkram malzemelerinin hazırlanmasını kontrol etmek
B07
Sergileme alanının düzenini kontrol etmek
B08
Salondaki / sergileme alanındaki eksiklerin tamamlanmasını sağlamak
B09
Güvenlik birimi ile koordinasyonu sağlamak
C
Kayıt - Kabul İşlemlerini Yapmak
C01
Kayıt masasını hazırlamak
C02
Yaka kartlarını yerleştirmek
C03
Yaka kartlarını sunmak
C04
Yeni kayıtları hazırlamak
C05
Ziyaretçi kayıtlarını tutmak
D
Müşteri Hizmetlerini Yürütmek
D01
Ziyaretçi ve katılımcıları karşılamak
D02
Katılımcıların otele yerleştirilmesine yardımcı olmak
D03
Açılış törenine refakat etmek
D04
Protokole refakat etmek
D05
Kitleri dağıtmak
D06
Dağıtılacak belgeleri ve teknik ekipmanları ilgililere iletmek
D07
Program akışındaki duyuruları yapmak
D08
Ürün hakkında bilgi vermek
D09
Katalog / kitap satışı yapmak
D10
Yarışma sonuçlarını organizatöre iletmek
D11
Sorunları ilgili birimlere bildirmek
D12
Sorunların çözümünü sağlamak
D13
İkramda bulunmak
D14
Konuşmacıya mikrofon tutmak
D15
Organizasyon kuralları dışında hareket edenleri uyarmak
D16
Ofis hizmetlerine yardımcı olmak
D17
Dağıtılan belgeleri /anketleri toplamak
D18
Teşekkür belgeleri, plaket ve ödüllerin dağıtımına refakat etmek
E
Mesleki Gelişime İlişkin Faaliyetleri Yürütmek
E01
Meslekle ilgili hizmet içi eğitim,işbaşı eğitim vb. faaliyetlere katılmak
E02
Meslekle ilgili toplantı, seminer vb. faaliyetlere katılmak
E03
Meslekle ilgili yayınları, teknolojik gelişmeleri izlemek
Aşağıda 4. 5. ve 6. bölümlerde yer alan listeler mesleğin geneli ile ilgili olup, mesleğin daha iyi anlaşılması için standarda dahil edilmiştir. Söz konusu listeler alfabetik olarak hazırlanmış olup, bir acentadan diğerine değişebilmektedir. GENEL OLARAK KULLANILAN ARAÇ, GEREÇ VE EKİPMANLAR Araçlar, Makine ve Ekipmanlar
İşyerine ait araç, gereç ve ekipmanların kullanımına özen göstermek
Kaliteye dikkat etmek
Meslek ahlakına sahip olmak
Misafirperver olmak
Önyargısız olmak
Planlı ve organize olmak
Sabırlı olmak
Saygılı ve ölçülü olmak
Soğukkanlı olmak
Sorumluluk sahibi olmak
Temiz ve bakımlı olmak
Titiz olmak
Yeniliklere açık olmak
Zamanı iyi kullanmak
AVRUPA BİRLİĞİ’NCE ORTAK KABUL GÖREN MESLEK PROFİLLERİ İLE KARŞILAŞTIRMA
Avrupa Birliği’nce ortak kabul gören meslek profilleri, kısa adı CEDEFOP olan Avrupa Mesleki Eğitimi Geliştirme Merkezi tarafından hazırlanmaktadır. Elinizdeki "Kongre ve Fuar Hostesi Meslek Standardı", Avrupa Birliği’nin 7.12.1992 Tarihli, ve C 320/31 Sayılı Resmi Gazetesi’nde yayımlanan "Konferans Asistanı" meslek profili ile karşılaştırılmıştır. Ancak, Avrupa Birliği meslek profili konferans planlama ve organizasyonu gibi daha kapsamlı faaliyetleri içermektedir. Elinizdeki meslek standardında tanımlanan kişi Avrupa Birliği meslek profilinde sıralanan görev ve işlemlerden sadece bir bölümünü (katılımcıların kayıt edilmesi, bilgi verilmesi, ilgilenilmesi vb.) yürütmektedir. MESLEĞİN BUGÜNKÜ DURUMU VE GELECEKTEKİ EĞİLİMLER 1- Türk İşgücü Piyasasında
Ülkemizde çok kısa bir geçmişi olan kongre ve fuar hostesliğinin meslek olarak kabul edilmesi konusunda halen sıkıntılar olduğu gözlenmektedir. İş potansiyelinin giderek artmakta olduğu bu meslekte iyi eğitimli, nitelikli eleman bulmak en büyük sorunlardan birisidir. Bunun yanında sadece dış görünüşü uygun olan kişilerin, bu meslekte çalışabileceği yönünde yaygın bir görüş vardır. Kongre ve Fuar Hostesliği'nin genellikle yarı zamanlı çalışanların ve öğrencilerin tercih ettikleri bir meslek olması nedeniyle, firmaların sürekli yeni eleman arama ve eğitme sorunuyla karşı karşıya oldukları gözlenmektedir. Mesleğin gerektirdiği teknik bilgilerin yanısıra özellikle insanlarla iletişim kurabilme becerisi ve ayrıca yabancı dil bilgisi giderek önem kazanmaktadır. Önceki yıllara oranla meslekte uzmanlaşmanın artmakta olduğu, özellikle tanıtım, stand, kongre, büro gibi farklı alanlarda uzmanlaşmanın oluştuğu gözlenmektedir. Stand hostesi seçerken elemanın daha çok fiziksel görünüşü dikkate alınırken; kongre hosteslerinin bilgisayar, tepegöz gibi ofis ekipmanlarını kullanabilmesi ve organizasyonda daha fazla görev ve sorumluluk alması beklenmektedir. Kongre Destek Elemanı olarak da adlandırılan bu kişiler, daha kapsamlı ve daha fazla nitelik gerektiren işler yapmaktadırlar. Teknolojik gelişmelere paralel olarak meslek elemanlarının bilgisayar destekli tanıtım teknolojilerini takip etmeleri gereği kendini göstermektedir. Son zamanlarda organizasyonlara eleman sağlamak amacıyla hostes ajansları kurulmaya başlanmıştır. Bu tür oluşumların gelecekte sayılarının artacağı ve bu alandaki nitelikli eleman sorununa büyük ölçüde çözüm getireceği düşünülmektedir. Bu meslekte kazanılan bilgi ve becerilerin sekreterlik, pazarlama ve organizasyon hizmetlerinde kullanılabileceği düşünülmektedir. 2- Avrupa Birliği’nde
Bu bölümde kongre ve fuar hostesliği mesleğinin yer aldığı sektördeki genel eğilimler, çalışan işgücünün istihdam durumu, değişen mesleki vasıflar, teknoloji ve organizasyona ilişkin yenilikler ile müşteri talepleri açılarından ele alınmaktadır. Türk işgücü piyasasındaki durumun anlatıldığı yukarıdaki bölümden farklı olarak bu bölümde, meslekten ziyade mesleğin içinde yer aldığı sektöre ilişkin genel nitelikteki bilgilere yer verilmiştir. CEDEFOP kaynaklarından(2) yararlanılarak özetlenilen bu bilgiler Avrupa Birliği’ne üye ülkeler bazında farklılıklar gösterebilmektedir. Diğer sektörlerden farklı olarak konaklama, yiyecek ve içecek sektörlerinde personelin sahip olması gereken vasıflarda önemli bir artış beklenmemektedir. Bununla birlikte geçici, yarı-zamanlı, mevsimlik ve vardiyalı işlerde artış söz konusudur. Özellikle öğrenci işçiler için sosyal sigorta katkısı gerekmediğinden, istihdam edilenlerin sayıca önemli bir bölümünü öğrenci işçiler oluşturmaktadır. Bu durum tam zamanlı çalışanlar için önemli bir dezavantajdır. Diğer sektörler ile kıyaslandığında bu sektör ücret, maaş ve iş güvenliği açısından yeterince cazip görülmemektedir. Otelcilik alanında konferans, ticaret fuarları ve sergilerin sayısı giderek artmakta ve özel konferans otelleri önem kazanmaktadır. Otellerin kalite seviyesindeki artışla birlikte küçük ve tek yıldızlı otellerin sayısı azalmaktadır. Otellerin sunduğu hizmetlerin çeşitliliğinin giderek artması ve müşterilere sunulan geleneksel hizmetlere ek olarak, öncelikle konferans, fuar ve sergilerin artmasıyla birlikte, ticaret ve organizasyona ilişkin hizmetler önem kazanmaktadır. Bu da çalışan personelin vasıflarında birtakım değişiklikleri gerekli kılmaktadır. Mutfak kalite standardlarının yükselmesi, genelde basit nitelikli işlerden sorumlu olan mutfak ve oda temizlik personelinin sahip olması gereken yeterliliklerin artmasına sebep olmuştur. Müşterilerle ilişkiler ve diğer çalışanları koordine etme yetkisine sahip olan kişilerin kendilerinden beklenen hizmetleri verebilecek bilgi ve beceriye sahip olmaları gerekmektedir. Bu alanda mevsimlere ve turizm sezonlarına göre ihtiyaç duyulan vasıfsız işçi sayısı değişmektedir. Bu, alandaki mevsimlik iş potansiyelinin fazlalığını da açıklamaktadır. Aile işletmelerinin ve küçük otellerin sayılarındaki azalma sebebiyle otelcilikte sürekli istihdam ancak uzmanlaşmış işgücü ile mümkün olabilecektir. Yazlık evler ve yemek hizmetlerinin müşterinin kendisi tarafından yerine getirildiği konaklama işletmelerinin önem kazanmasıyla birlikte aile işletmelerinin sayısı giderek azalmaktadır. Büyük oteller ve tatil köylerinde çalışan personelin yabancı dil bilmesi istenmektedir
